Sådan bruger jeg AI og automation i min mail- og opgavehåndtering

I en travl hverdag med mange forskellige opgaver er det afgørende at udnytte tiden effektivt og skabe gennemsigtighed for kunderne. Derfor har jeg automatiseret store dele af min arbejdsgang – især omkring håndtering af e-mails, opgaver og kommunikation – med hjælp fra AI og integrationer bygget på Azure AI. Automatiseringen frigør tid, minimerer fejl og giver et bedre overblik for både mig og mine kunder.

Fra mail til opgave – automatisk og struktureret

Når jeg modtager en e-mail fra en kunde, bliver den automatisk konverteret til en opgave på et dedikeret Trello-board, der er knyttet til den pågældende kunde. Hvis kunden ønsker det, får de adgang til boardet og kan følge udviklingen, kommentere direkte eller oprette nye opgaver. Det skaber en fælles platform for overblik, dialog og fremdrift.

Tidsregistrering og fakturering – fuld transparens

På hver opgave bliver mit tidsforbrug løbende tracket. Disse data danner grundlag for den månedlige fakturering, hvor kunden får både faktura og en detaljeret oversigt over tidsforbruget. Automatiseringen sikrer præcision og giver kunden fuldt indblik i det arbejde, der bliver udført.

AI-genereret kommunikation – effektiv og tydelig

Mine kommentarer og opdateringer på Trello-opgaver bliver automatisk omsat til mails, som sendes til kunden. Her bruger jeg Azure AI (Azure OpenAI Service) til at generere klare og professionelle mails ud fra mine notater.

• Datasikkerhed: Deploymenten kører i Data Zone – European Union (West Europe). Alle prompts og svar behandles udelukkende på EU-baseret infrastruktur, og ingen data forlader EU eller bruges til modeltræning.
• Jeg vælger selv, om AI skal anvendes, og det sker kun, hvis kommunikationen ikke indeholder følsomme oplysninger.
• Mails genereret med AI er altid tydeligt markeret som sådan, og jeg kan redigere eller godkende dem, før de sendes.

Fordele ved AI og automation

Fordel	Hvad det betyder i praksis
Effektiv tidsudnyttelse	Fokus på selve opgaveløsningen frem for manuelle processer.
Gennemsigtighed	Kunderne har løbende adgang til opgavestatus og tidsforbrug.
Skalerbarhed	Processen fungerer lige godt uanset opgavemængde.
Høj kvalitet i kommunikation	AI sikrer en professionel og ensartet tone – især i status- og opfølgningsmails.
Forretningsindsigt	Beslutningstagere modtager en opsummering af tidsforbrug og fremdrift direkte i indbakken.

Et bevidst valg om at være på forkant

Jeg ser brugen af AI og automation som både en effektivisering og en investering i fremtiden. Ved at integrere nye teknologier i mit arbejde holder jeg mig ajour med udviklingen og bygger en praksis, der er robust, skalerbar og tilpasset morgendagens krav. Det giver mig et forspring – og giver mine kunder en moderne og transparent samarbejdspartner.

Ulemper og afvejninger

Som med al teknologi er der risici: AI kan fejltolke kontekst eller formulere sig uhensigtsmæssigt. Derfor har jeg altid mulighed for at redigere og godkende mails, og følsomme informationer håndteres manuelt. Den samlede vurdering er dog klar – fordelene opvejer ulemperne, både for mig og for mine kunder.